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¿Por qué organizar el evento?

Antes que nada, has de preguntarte si lo que quieres organizar es la forma más rápida, fácil y barata de transmitir al público beneficiario tu mensaje de la manera más eficiente y personal posible. Actualmente, existen formas mucho menos complicadas y caras de obtener los mismos resultados, como enviar un informe o folleto promocional a los interesados, o usar los medios de comunicación. Está claro que no se refiere a actividades en las que es decisivo el contacto directo entre participantes por razones profesionales, educacionales o de networking, a los viajes de incentivos, a las actividades dirigidas a fomentar el espíritu de equipo (conocidas internacionalmente como team building), o a los eventos organizados por motivos puramente lúdicos.

Planificación y organización del evento

Si has tomado la decisión de seguir adelante, el siguiente paso será plantearte si lo vas organizar tú mismo, sea en solitario o como coordinador de un comité de planificación, o si es mejor contratar una agencia de organización o a un experto.

Si eliges la segunda opción, puede que el experto en cuestión sea una persona con los conocimientos prácticos necesarios, "prestada" por una entidad ajena, o cualquiera de las muchas agencias, empresas y profesionales que trabajan en el sector –organizadores profesionales de congresos, convenciones y/o exposiciones (OPC), empresas de gestión de destinos (DMC), agencias de eventos, organizadores de ferias y exposiciones, convenciones y reuniones, agencias de incentivos, agencias de viajes tradicionales, la organización técnica, servicios audiovisuales, servicios profesionales, etc.–. Cualquier cosa que elijas, puede ser satisfactoria siempre que los empleados de la empresa estén familiarizados con la tarea; de lo contrario tendrás que asumir tú las tareas, lo cual puede llevarte a una falsa ilusión de economía, por los previsibles fallos en los que incurrirás.

Lo que has de tener en cuenta cuando contratas a una persona o entidad ajena, es que no todas las agencias, empresas o profesionales que se publicitan como tal son miembros de una asociación profesional, como, por ejemplo, MPI (Meeting Professionals International), SITE (Society of Incentive Travel Executives), la AEDMC (Asociación Española de Destination Management Companies), SIMA (Spanish Incentives and Meeting Association), OPC Andalucía, OPC Spain, o UNAV (Unión Nacional de Agencias de Viajes).

Una forma de abordar este problema es restringir el proceso de selección a aquellos profesionales o empresas asociados que puedan proporcionarte cartas de recomendación serias o que te hayan sido recomendados expresamente. Para evitar sorpresas desagradables, sobre todo cuando organizas el evento en el extranjero, es aconsejable usar proveedores muy recomendados, con un historial intachable. Con esta finalidad, los convention bureaus pueden proporcionarte información útil sobre lugares de celebración y proveedores.

Tanto si confías en tus propios recursos (organización interna) como si prefieres contratar una agencia o a un experto externo, deberás constituir un comité. El perfil que buscas es de una persona fiable, responsable y flexible que esté acostumbrada al trabajo en equipo y autorizada para tomar decisiones. Por lo tanto, es imprescindible que el coordinador esté implicado en el proceso de selección, con el derecho de vetar el nombramiento de miembros improductivos, incompetentes o conflictivos. Además, aunque no se debe dejar fuera a ninguna persona importante, es aconsejable limitar el número de integrantes del comité a lo estrictamente necesario.

Una de las primeras decisiones que debe tomar el comité de planificación es si se va a organizar el evento con recursos propios o ajenos, parcial o totalmente, sin olvidar que, según Cotterel, se necesitarán con toda probabilidad 250 horas, o aproximadamente seis semanas de trabajo normales, más dos o tres jornadas de 18 horas justo antes de su celebración, para organizar una conferencia de dos o tres días de duración para 200 personas.

Si eliges la primera opción, debes identificar a los miembros del equipo encargado de la organización (desde una sola persona hasta un grupo de personas, dependiendo del tamaño del evento), incluyendo a los intermediarios, junto con las diferentes fases del proceso de planificación en las que estará implicado cada uno de ellos. En caso de elegir la segunda opción, se suele preparar una petición de presupuesto (en inglés, Request for Proposal), que debe incluir tanta información como sea posible, como el público beneficiario, la asistencia prevista, las estadísticas de experiencias anteriores, de ser posible, etc.